KOUahead messut 10.11.2016

janitajlehtonen
Dec 4, 2016
7 min read

Noin tuhannelle Kouvolan seudun 9-luokkalaisille järjestettiin koulutus— ja uramessut Kauppakeskus Veturissa marraskuussa. Messujen tarkoitus on herättää nuoria miettimään omaa tulevaisuuttaan, miten töitä haetaan ja millä aloilla töitä on Kouvolan seudulla tulevaisuudessa tarjolla. Organisaation päämiehenä hääri Reijo Vaurula Kinnosta ja hänen projektiassistenttinaan Tiina Vainio. Yhteistyössä mukana järjestelytoiminnassa olivat myös Kouvolan kaupunki, Kouvola Innovation Oy / YES Kouvola, Kouvolan seudun ammattiopisto, Kouvolan Aikuiskoulutuskeskus ja kauppakeskus Veturi. Näytteilleasettajia mukaan ilmoittautui ennätysmäärä, mukana oli 19 osastoa. Tilaisuuden juontajana toimi Iittiläinen yrittäjä ja julkisuudestakin tuttu monitoiminainen Olga Temonen. Kansainvälisyyttä ja ilosanomaa maailman ympäri toivotti tanssi— ja lauluryhmä Up With People. Lisäksi messuilla oli puhumassa seudun yrittäjiä ja muita nuoria, sekä näimme myös ammattiopiston järjestämiä näytöksiä esimerkiksi muodista, kampauksista, turvallisuudesta jne.

Reijo ja Tiina Kinnolta kävivät pitämässä meille syyskuussa Henkilökohtaisen myyntityön kurssilla lyhyen briiffauksen tulevista messuista ja kyselivät Kyamkin opiskelijoita mukaan järjestelytoimikuntaan. Tämä mahdollisuus kolahti heti! Ilmoittauduin välittömästi mukaan ryhmään ja siitä sai alkunsa noin neljä kuukautta kestänyt yhteistyö Kinnon kanssa. Tiinalla ja Reijolla oli kokemusta näiden messujen järjestämisestä jo aiemmin, joten heillä oli selkeät visiot siitä, mitä tuleman pitää ja miten hommaa lähdetään toteuttamaan. Itselleni tämä koko tapahtuma oli vielä tuolloin ihan uutta…

Projekti lähti osaltamme käyntiin syyskuussa palaverissa, milloin kävimme läpi mitä meidän työryhmämme tehtäviin on kaavailtu, milloin messut ovat, mitä tahoja messujärjestäjiin kuuluu, kuka hoitaa budjetin ja monia muita järjestelyihin liittyviä tehtäviä. Tehtävämme pääsisältö oli toteuttaa messualueen kartta Veturiin näytteilleasettajien sijoittelusta, sekä tehdä palautekysely 9-luokkalaisille, jotta järjestelijät saisivat kohderyhmältä suoran palautteen onnistumisestaan. No, tämä vaikutti aika ”kesyltä” hommalta, enkä siinä vielä osannut oikein ajatella mitä kaikkea tuo yksinkertaiselta vaikuttanut homma pitää sisällään. Olin kuitenkin todella innostunut ja odottavalla kannalla, milloin pääsemme oikein tositoimiin. Osallistuimme alussa säännöllisin väliajoin palavereihin, ja aina ilmeni uutta tietoa näytteilleasettajista, miten budjetti on jakautunut, kuka tekee mitäkin, kuka hoitaa kenetkin ja niin edelleen, mutta meidän tehtävämme ei vieläkään oikein saanut tuulta alleen, emme voineet suunnitella karttaakaan ennen kuin asiat saadaan vahvistettua.

Näytteilleasettajille oli annettu ilmoittautumisiin deadline ja siihen mennessä vain muutama oli oikeasti vahvistanut ilmoittautumisensa. Tässä kohtaa kokoustaessamme ilmeni jo pientä paniikkia ja vaikutti siltä, että kaikki ei ehkä menekään ihan niin kuin on suunniteltu. Ehdotin kokouksessa, että me kaikki osallistujat voisimme hyödyntää kontaktejamme ja kysellä mahdollisesti lisää näytteilleasettajia, niinpä minäkin soittelin tuttavilleni esimerkiksi Kymen seudun osuuskauppaan ja markkinoin tapahtumaa, johon oli enää vain kolmisen viikkoa aikaa. Kinnon kanssa yhteistyö toimi moitteettomasti, sähköpostiliikenne kulki tietojen välittäjänä, vaikka syysloma alkoi painaa päälle ja varmasti loi osaltaan paineita aikataulujen pitävyydestä. Pedanttina ihmisenä minua ehkä hiukan häiritsi, etten ehkä vieläkään oikeasti tiennyt mitä kaikkea meiltä odotetaan. Ryhmässämme oli projektipäällikkö ja hän oli sitä mieltä, että siinä vaiheessa, kun meidän pitää alkaa tehdä jotain, niin hän kertoo sitten mitä tehdään. En ollut saanut minkäänlaista ennakkomateriaalia edellisen vuoden projektista, jotta olisin osannut edes hiukan valmistautua ja suunnitella asioita mielessäni. Lisäksi tuntui, että homma ei olekaan ihan sitä miltä se alun perin vaikutti. Messuorganisaation kokouksissa ilmeni aikamoista eripuraa, tiedonkulku pätki eri organisaatioissa todella pahasti, jokaisella oli omat mielipiteensä miten tehdään ja aikataulutkin petti, viimehetken muutoksia tuli vielä messuja edeltävänä iltana. Stressinsietokyky ja joustavuus laitettiin painetestiin, onnekseni taisin sen läpäistä.

Syysloman jälkeen alkoikin sitten tositoimet. Sähköpostia tuli päivittäin, kokoukset tihenivät, muutoksia tuli tiuhaan tahtiin ja koko ajan piti olla hereillä, mitä seuraavaksi ja milloin. Vihdoin saimme jopa tiedot näytteilleasettajista ja pääsimme suunnittelemaan karttoja. Kokoonnuimme koululle aamulla suunnittelemaan ja tässä vaiheessa näin ensimmäistä kertaa materiaalia, mitä olimme toimeksiantajalta saaneet suunnittelun avuksi, eli pohjakartat edelliseltä vuodelta, näytteilleasettajien ilmoittautumiset ja toiveet sekä muita ohjeita. Hetki siinä meni sulatellessa, mutta ryhdyimme heti napakasti toimeen ja onnistuimme hyvin luomaan alustavat suunnitelmat. Tehtävä oli sijoitella näyttelyosastot Veturin pohjakarttaan, miettiä mitkä osastot sopivat vierekkäin, ketkä tarvitsevat sähköä, ketkä pöytiä ja tuoleja, kuka haluaa mihinkin osastonsa sijoitettavan ja kaikki muut ilmoittautumislomakkeissa esiin tulleet asiat. Esimeriksi eräs ajo-opisto halusi tuoda osastolleen ajosimulaattorin, nuorisopalveluilla oli suuri telttakatos, metsäyhtiöt halusivat vierekkäin ja kaikki tämä piti toteuttaa ostoskeskuksen käytäville. Lisää vaatimustasoa nosti tietenkin myös se, että kaikki turvallisuusmääräykset piti ottaa tarkasti huomioon, joka paikkaan piti olla esteetön kulku ja näkyvyys, sähköä oli saatavilla vain osaan kauppakeskusta ja tavaroiden ja messuosastoiden logistiikka järjestelyt ja varastointikin piti saada kuntoon. Kaiken lisäksi Veturissa oli remontti käynnissä ja varastotila oli täynnä remonttipölyä ja sinne ei voinut viedä oikein mitään. Jokaisen näytteilleasettajan omat toiveet ja järjestelyorganisaation toiveet olivat tärkeitä, mutta käytännössä näiden yhteensovittaminen tuntui kohtuullisen haastavalta.

Kokosimme myös muutamia vaihtoehtoja palautekyselyyn ysiluokkalaisille. Näissäkin ensisijaisesti piti ottaa huomioon kyselyn tarkoitus, eli selvittää järjestäjille, miten he olivat projektissaan onnistuneet. Piti ottaa myös huomioon eri koulutusten tarjoajat, että hekin saavat panoksestaan tuoda oppilaitoksiaan näyttävästi esille, edes jonkinlaisen osastonsa ulkopuolelta kerätyn mielipiteen. Sen lisäksi haastetta asetti kohderyhmä, miten saadaan 15-vuotiaat ”teinit” oikeasti vastaamaan ja vieläpä asiallisesti. Kysymyksiä ei siis voi olla liikaa, ehkä maksimissaan viisi, ja ne on laadittava niin, että niihin voidaan vastata selkeästi ja nopeasti. Otanta kysely on tarkoitus suorittaa siinä vaiheessa, kun oppilaat ovat jo kiertäneet ainakin suurimman osan osastoista, jotta he myös pystyvät vastaamaan. Tytöille ja pojille piti olla tasapuolisesti vaihtoehtoja ja vastaajistakin piti saada kattava otos, tasaisesti molempia sukupuolia sekä erilaiset genret edustettuina. Pariin kysymykseen jätimme avoimen vastausvaihtoehdon mahdollisuuden, mutta muuten vastaukset olivat selkeästi väliltä kyllä—ei, yhteenkään ei saanut mahdollisuutta vastata — en tiedä— vaihtoehtoa. Saimme aikaiseksi hyviä kysymyksiä ja ainoastaan pari pientä viilausta kokonaisuuteen teimme sen jälkeen, kun toimeksiantaja oli tarkastanut kysymyksemme.

Viikkoa ennen messuja pidimme vielä palaverin kaikkien osallistujien kesken ja tässä vaiheessa meidän esityömme tarkistettiin. Karttaluonnoksemme meni remonttiin esiin tulleiden muutosten ja viime hetken tietojen paljastumisten jälkeen. Muutoin vaikutti siltä, että työryhmä oli saanut asiat rullaamaan ja kaikki pystytään hoitamaan. Näytteilleasettajiakin oli ilmoittautunut lupaava määrä, puolet enemmän kuin edellisenä vuonna. Tästä lähdimme muuttamaan karttojamme, suunnittelemaan osastoille sähkön tarpeet ja vääntämään kaikkea pientä viilausta mitä kokouksessa tuli esiin.

Vihdoin koitti messuviikko! Maanantaina menimme Veturiin pitämään markkinointipäällikön kanssa palaverin ja katselmuksen paikan päällä. Tässä vaiheessa mieleen hiipi vielä pientä jännitystä… mitä jos kaikki ei mahdukaan niin kuin on suunniteltu, riittävätkö kalusteet varmasti kaikille ja muita asioita, mitä ei edes osata ajatella, kun ei ole konkreettista näyttöä, miten järjestelymme toimii. Keskiviikkona olimme taas Veturissa, tällä kertaa järjestelemässä paikkoja fyysisesti kuntoon. Minä huolehdin myös messujen infosta, joten kaikki asiat mitä ikinä kukaan keksi kysyä tai etsiä, minun piti tietää tai ainakin osata etsiä. Messuinfon pitäminen alkoi jo virallista messupäivää ennen, koska näytteilleasettajat saapuivat silloin kasaamaan ja rakentamaan osastojaan. Lisäksi tutustuin paremmin Veturin turvallisuusasioihin ja pidin yhteyttä aktiivisesti myös turvamiehiin. Huolehdin tarvittavat asiat näytteilleasettajille ja tein muistiinpanoja mitä tulevaisuudessa kannattaa muistaa ja ottaa huomioon, esimerkiksi työkaluja on aina hyvä kantaa käsilaukussa, koskaan ei tiedä milloin messurakentajat tulevat pystyttämään osastojaan ilman ainuttakaan ruuvimeisseliä. Kun kaikki asiat alkoivat siltä illalta olla valmiina, huolehdin vielä siitäkin, että eräät näytteilleasettajat pääsivät tavaroineen illaksi kotiin ja tarjosin heille kyydin.

Sitten koitti messupäivä. Torstai on toivoa täynnä, niin kuin sanotaan. Lähdin lyhyiden yöunien jälkeen ajelemaan takaisin Kouvolan suuntaan ja matkalla meidän projektipäällikkö soitti ja ilmoitti sairastuneensa, eikä kyennyt osallistumaan koko messupäivään. Pientä ongelmaa meinasi tulla ja toivokin vähän hiipui, nimittäin hänen tehtävänään oli hoitaa messujen aikana sosiaalisen median päivittäminen ja tiedottaminen. Minulla ei valitettavasti ollut vielä silloin yhtään kokemusta esimerkiksi instagramista, mikä oli ehkä se tärkein ja nuorison suosimin kanava. Tämä ongelma ratkaistiin kuitenkin niin, että kuvasin kaikki messuosastot ja lähetin ne kuvat whats upilla reaaliaikaisesti projektiassistentille, joka postasi ne KOUahead messujen sivuille. Tämä järjestely ei tietenkään ihan täyttänyt odotuksia, mutta paremman puutteessa toimi se näinkin. Facebook päivitykset pyysin yhtä työryhmämme jäsentä hoitamaan, koska hänellä oli niin hyvä kamera puhelimessaan, mutta tähän jäi kyllä parantamisen varaa. Messuista oli hyvin vähän päivityksiä ja niihinkin minä taisin keksiä tekstiosiot. Tästä ainakin opimme sen, että aina pitää miettiä se ”PLAN B” valmiiksi, force majour- tilanteita tulee eteen ja silti hommat pitää pystyä hoitamaan. Messupäivänä infon pitäminen oli mielenkiintoista ja hauskaa. Eteen ei tullut mitään niin vaikeaa, ettenkö olisi osannut vastata kysymyksiin tai hoitaa ongelmia. Nautin tilaisuudesta saada auttaa muita ja järjestellä asioita. Minä myös luonnollisesti hakeuduin tilanteisiin, missä kävin kyselemässä näytteilleasettajien tyytyväisyyttä, huolehtimassa heidän hyvinvoinnistaan ja kartoittamassa miten 9-luokkalaiset olivat osanneet heidän osastoilleen ja millaisia reaktioita heillä oli ollut. Kaiken kaikkiaan koko messupäivä oli täynnä energiaa ja innostusta, iloa ja uuden oppimista, ihmisiä ja kohtaamisia, ja kaikki jäivät positiivisena kokemuksena mieleen.

KOUahead messut on paikkansa ansainneet. Toivottavasti näemme yhtä onnistuneita messuja myös jatkossa ja nuoriso saa ansaitsemansa positiivisen buustauksen tulevaisuuteensa. Toivottavasti työnantajat ja yhteistyökumppanit tarjoavat entistä enemmän käytännön kokemuksia ja uskoa huomiseen, sitä toivoa siitä, että työtäkin on tarjolla, jos sitä vaivautuu etsimään ja annettuihin tilaisuuksiin on valmis tarttumaan.

Alla lueteltuna arviointisuunnitelma ja työtehtävät, mitä meillä loppujen lopuksi oli tehtävänä. Meille annettiin koululta opettajan toimesta kyseinen lomake, jota piti yhdessä toimeksiantajan kanssa täyttää. Lomakkeen suunnittelu ei ihan vastannut tätä tehtävää, joten toimeksiantajan arvio on erillisenä tekstinä lopussa.

23.11.2016 Janita Lehtonen, Henkilökohtainen myyntityö 5op, Harjoittelun toiminta- ja arviointisuunnitelma

Työtehtävät (neuvotellaan toimeksiantajan kanssa)
Osaaminen (Mitä osaamista tehtävät vaativat? Mitä osaamista myyntityö tai messutyö yleensä vaatii? Kirjat, lehdet, haastattelut)
Sanallinen kuvaus hyvästä tehtävästä / osaamisesta (yhdessä toimeksiantajan kanssa)
Toimeksiantajan arvio
Oma arvio

Osallistumiset suunnittelupalavereihin

Neuvottelu- ja kokoustaitoja, oleellisten asioiden muistiinpanojen tekemistä, organisointia, kuuntelua, mielipiteitä ja ideointia sekä kommunikointikykyä.

Aktiivinen ja oma-aloitteinen osallistuminen

Tiedotus ja tiedotusten vastaanotto / kontaktointi

Selkeää ja helposti ymmärrettävää tiedon jakamista muille. Tiedotusten tarkkaa lukemista ja sisäistämistä. Oma-aloitteista yhteydenottoa ja saatujen tiedotteiden seuraamista. Yhteydenpitoa sidosryhmiin sähköpostitse ja puhelimitse.

Sujuvaa, asiallista ja ahkeraa toimintaa.

Messukartan suunnittelu / toteutus

Luovuutta ja visiointia, tietokoneohjelmien käyttöä (kuvankäsittely jne.), Reaaliteettien ja toiveiden yhteensovittamista ja annettujen ohjeiden noudattamista.

Luovaa, järjestelmällistä ja aloitteellista.

Ennakkovalmistelut messuilla

Organisointia, neuvottelutaitoja. Ystävällinen ja avulias asenne. Jos ei tiedä jotain, niin ottaa selvää ja auttaa näytteilleasettajia.

Palvelualttiisti autoin näytteilleasettajia ja suoriuduin siitä hyvin.

Otantakysely

Ideointia ja näytteilleasettajien tarpeiden kartoittamista. Vastausten hyödyntämisen mahdollisuus toimeksi antavalle taholle. Kohderyhmään perehtymistä, ohjelmiston käyttöä kyselyn toteuttamiseen.

Kysymysten laatiminen onnistui hyvin ja kysymykset palvelivat oletettavasti kaikkia järjestäviä osapuolia, toteutukseen en messuilla osallistunut.

Sometus messuilla

Facebook päivitykset ja kuvaaminen instagramiin. Edustavat ja kiinnostavat kuvat sekä sisältö, jolla luodaan houkuttelevuutta ja innostusta nuoriin. Informaatiokanavat.

Hyvin pystyin hoitamaan niin, että saimme näkyvyyttä messujen aikana, kuvaamalla ja lähettämällä tiedot Tiinalle. Valitettavasti instagramin opetteleminen ei siinä vaiheessa enää onnistunut.

Infopisteen ylläpito messujen aikana.

Asioiden tuntemusta, avustamista näytteilleasettajille, asioiden sujuvuuden hoitamista, ryhmien (tai bussikuskien) ohjausta, tiedottamista. Infopisteellä tulee tietää kaikki oleellinen messuista. Jos ei tiedä, niin etsii tiedon.

Kaikki mitä eteen tuli, kysymyksiä tai tehtäviä, onnistui hyvin. Sosiaaliset taitoni pääsivät oikeuksiinsa ja työ minusta oli kiintoisaa ja mielekästä joka varmasti välittyi eteenpäin.

"Messuhostaus" ja palautteen kerääminen näytteilleasettajilta.

Näytteilleasettajista huolehtimista ja heidän avustamista. Läsnäoloa ja avunantoa tarvittaessa.

Oli oikein mukavaa ja antoisaa, minulle luontevaa toimintaa. Palautettakin kävin jokaisesta pisteestä kysymässä, mm. Miten 9-luokkalaiset ovat löytäneet paikalle, ovatko olleet aktiivisia, onko sijainti osastolle sopiva jne...

Toimeksiantajan arvio:

Janita Lehtonen osoitti erinomaista oma-aloitteisuutta, nopeaa reagointikykyä ja esimerkillistä asiakaspalvelualttiutta projektin aikana.

Lehtonen saapui työryhmän kokouksiin valmistautuneena, osallistui aktiivisesti keskusteluihin ja piti yhteyttä toimeksiantajaan.

Messujen rakennus- ja tapahtuma-aikana hän toimi hyvin oma-aloitteisesti, ymmärsi asiakaskokemuksen merkityksen sekä näytteilleasettajille, opettajille että messukävijöille eli 9.-luokkalaisille. Hän toimi messuinfossa ystävällisesti, osasi ennakoida tilanteita ja vastasi infon asiakkaiden tarpeisiin.

Lehtonen kuvasi kaikki näytteilleasettajien osastot ja toimitti kuvat viipymättä toimeksiantajan käyttöön sekä kiersi näytteilleasettajien luona varmistamassa, että kaikki järjestelyt ovat kunnossa. Lehtonen oli käytettävissä koko toimeksiantajan vaatiman tarpeellisen ajan ja toimi esimerkillisesti koko projektin ajan.

Lehtosen vahvuuksia ovat ystävällisyys, joustavuus, asioihin perehtyminen, pitkämielisyys ja paineensietokyky sekä ideointi- ja organisointikyky.

Toimeksiantajalla ei ole kehitysehdotuksia Lehtoselle.

Toimeksiantaja voi lämpimästi suositella Lehtosta vastaaviin tehtäviin.